Речник на термините

Акт за унищожаване на документи – документ за удостоверяване на количеството и състава на унищожените документи от масово-типов характер с изтекъл срок на съхранение.

Архивен фонд – тази част от документалния фонд на организацията, която е определена поради ценността си за постоянно запазване и е приета в архив с постоянен състав, както и сформирана в архива съвкупност от документи, които исторически и/или логически са свързани по между си.

Архивна единица – дело, прието в архив и вписано със свой номер в инвентарен опис на архивен фонд, както и физически обособена група документи, вписана в инвентарен опис със самостоятелен номер (технически проект или негова част, карта, албум, ролка, микрофилм, микрофиш, магнитна лента, матрица, пакет дискове и др.)

Дело – група документи с еднакъв срок на съхранение, свързани по вид, тематика или по друг признак.

Документ – материален обект с информация, фиксирана върху какъвто и да е носител, създадена/ получена и запазена от организация или лице при изпълнение на задължения, определени със закон или произтичащи от действия.

Документален фонд – съвкупността от документи, образувана при осъществяване на дейността на организацията.

Документи с дългосрочно справочно значение – документи, които са свързани с трудови и служебни отношения, имотно и гражданско състояние и др.

Документи от масово-типов характер с краткосрочно справочно значение – документи, които се съхраняват в организациите за срок от една до пет години.

Експертиза на ценността – процес на определяне на ценността на документите въз основа на научно обосновани критерии с цел категоризирането на едни документи за постоянно запазване и други за унищожаване.

Номенклатура на делата – систематичен списък на заглавията на делата, които предстои да се образуват в организацията, с посочени срокове на съхранението им.

Съхранение – дейност по осигуряване на архивохранилища и тяхното оборудване, рационалното разполагане на документите в тях, охраната им, поддържането на оптимален температурно-влажностен режим, физико- химичната обработка, консервацията и реставрацията, изработването на застрахователни копия.

Ценен документ – документ, преминал през експертна оценка въз основа на научно-обосновани критерии и признат за такъв.