Archivesbg.com

Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции

Държавен вестник брой: 17

Година: 2009

Дата на обнародване: 06 Март 2009

Глава първа
ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ


Чл. 1. С наредбата се определя редът за:
1. организирането, съхраняването и използването на документи на хартиен носител и аналогови аудио-визуални документи в учрежденските архиви на държавните и общинските институции по смисъла на § 1, т. 11 от допълнителната разпоредба на Закона за Националния архивен фонд (ЗНАФ), наричани по-нататък "организациите";
2. експертизата, обработването и предаването в държавните архиви на документите на хартиен носител и аналогови аудио-визуални документи - обект на Националния архивен фонд, след изтичане на сроковете по чл. 46 ЗНАФ;
3. осъществяването на методическо ръководство и контрол от страна на Държавна агенция "Архиви" за изпълнение на дейностите по т. 1 и 2.

Чл. 2. Ръководителите на организациите отговарят за изпълнението на дейностите по чл. 1, т. 1 и 2.

Чл. 3. За осъществяване на дейностите по чл. 1, т. 1 и 2 ръководителите на организациите създават учрежденски архиви и постояннодействащи експертни комисии, наричани по-нататък "експертните комисии".

Чл. 4. За подпомагане дейността на учрежденските архиви и експертните комисии Държавна агенция "Архиви" издава методически указания и инструкции.

Чл. 5. Наредбата не се прилага за организацията на административната дейност при работа с документи на хартиен носител, която се урежда с Наредба за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите, приета с Постановление № 101 на Министерския съвет от 2008 г. (ДВ, бр. 48 от 2008 г.).

Чл. 6. Наредбата не се отнася за създадени в електронен формат и за дигитализирани аналогови документи.

Чл. 7. Наредбата не се отнася за документи, съдържащи класифицирана информация.

Глава втора
ПОСТОЯННОДЕЙСТВАЩА ЕКСПЕРТНА КОМИСИЯ


Чл. 8. Експертната комисия е помощен орган към ръководителя на организацията за осъществяване на работата с документите в съответствие със ЗНАФ.

Чл. 9.
(1) Съставът на експертната комисия се определя със заповед на ръководителя на организацията.
(2) За председател на експертната комисия се определя заместник-ръководителят на организацията или длъжностно лице, отговарящо за работата с документите в организацията.
(3) Броят на членовете на експертната комисия не може да бъде по-малък от трима души.
(4) В експертната комисия се включват ръководители на структурни звена, завеждащият учрежденския архив, ръководителят на деловодството и/или деловодителят.
(5) Експертната комисия заседава при наличие на кворум от повече от половината й членове.
(6) Решенията на експертната комисия се вземат с обикновено мнозинство от присъстващите членове и се оформят с протоколи. Протоколите се заверяват с техните подписи и се одобряват от ръководителя на организацията.
(7) За организациите, за които създаването, съхраняването и използването на научно-технически документи (НТД) е основна дейност, се създава отделна експертна комисия.

Чл. 10. Експертната комисия изпълнява следните задачи:
1. изготвя вътрешни правила за дейността на учрежденския архив, които се съгласуват с директора на съответния държавен архив и се утвърждават от ръководителя на организацията;
2. съставя номенклатура на делата и/или списък на видовете документи със срокове за тяхното съхранение и изготвя предложения за актуализирането им;
3. организира внедряването на номенклатурата на делата;
4. контролира предаването на документите в учрежденския архив;
5. ежегодно проверява наличността и състоянието на документите с постоянен срок на запазване и тези със знак "ЕК" в учрежденския архив, условията на съхранение и опазване на документите в организацията; резултатите се отразяват в протокол;
6. организира и участва в експертизата по ценността на документите;
7. организира подготовката и предаването на ценните документи в съответния държавен архив;
8. изготвя актове за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение.

Чл. 11. Експертната комисия осъществява своята дейност под методическото ръководство и контрола на съответния държавен архив.

Глава трета
УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ

Раздел I
Общи положения


Чл. 12.
(1) Учрежденският архив е самостоятелно звено в структурата на съответната организация.
(2) Ръководителят на организацията определя със заповед лицето, изпълняващо функциите на завеждащ учрежденски архив.

Чл. 13. Учрежденският архив има следните функции:
1. приемане на документи;
2. регистриране и съхраняване на приетите документи;
3. създаване на справочен апарат към документите;
4. предоставяне на документите за използване;
5. извършване на експертиза по ценността на документите;
6. предаване на ценните документи в съответния държавен архив.

Чл. 14. Ръководителите на организации при преобразуване на техни структури уведомяват в едномесечен срок съответния държавен архив и съгласувано с него определят условията и реда на съхраняване и опазване на документите на реорганизираните структури.

Чл. 15. При наличие на документи на друга организация се уведомява съответният държавен архив.

Раздел II
Приемане на документите в учрежденския архив


Чл. 16. В учрежденския архив се приемат:
1. приключилите до 31 декември на текущата година дела от деловодството и другите структурни звена - не по-късно от 30 юни на следващата календарна година;
2. аналогови аудио-визуални документи след извършени монтаж и технически контрол.

Чл. 17.
(1) Научно-техническите документи се приемат в техническия архив след окончателното им съставяне и оформяне и след приемане от техническия съвет на организацията.
(2) Досиетата на обектите по капитално строителство се приемат в техническия архив след въвеждане на обекта в експлоатация.
 
Чл. 18.
(1) Приемането на делата в учрежденския архив се извършва по списък по образец съгласно приложение № 1.
(2) За приетите документи се изготвя приемателно-предавателен протокол, неразделна част от който е списъкът.

Раздел III
Регистрация, отчетност, съхраняване, използване на приетите документи


Чл. 19.
(1) Форми за регистриране и отчитане на приетите дела с общоадминистративни и научно-технически документи в учрежденския архив са регистрите на постъпленията по образец съгласно приложение № 2 и списъците, с които се приемат документите в учрежденския архив по образец съгласно приложение № 1.
(2) Регистрите се водят от длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив.
(3) Списъците се изготвят от предаващите структурни звена.

Чл. 20. За учрежденски архив ръководителят на организацията осигурява подходящи помещения за приемане, съхраняване, обработване и използване на документите.

Чл. 21.
(1) Помещенията, определени за архивохранилища, трябва да отговарят на следните оптимални изисквания:
1. да са пожарообезопасени;
2. да бъдат сухи, леснопроветриви и изолирани от пряко действие на слънчеви лъчи;
3. през тях да не минават канализационни, топлопроводни и газоотоплителни пътища;
4. електрическата инсталация да е закрита; не се допуска използване на открити осветителни и отоплителни уреди;
5. пространствената подредба да осигурява лесен и удобен достъп до съхраняваните документи;
6. да е осигурено със средства за ограничаване на физическия достъп чрез надеждни заключващи системи и със средства за авариен достъп.
(2) В архивохранилищата на учрежденските архиви се поддържат постоянно следните параметри на температурно-влажностен режим в зависимост от физическия носител:
1. за документи на хартиен носител: температура от 16 до 18°С и относителна влажност от 40 до 50 на сто;
2. филмови ленти: температура от 20 до 5°С и относителна влажност от 25 до 40 на сто;
3. магнитни носители: температура 18°С и относителна влажност 40 на сто.
(3) За контрол на температурно-влажностните параметри е необходимо архивохранилището да има термометър и влагомер или термохидрограф, като данните се записват ежедневно в дневник.
(4) Архивохранилищата на учрежденските архиви се оборудват с метални стелажи или метални шкафове.

Чл. 22. Два пъти годишно се извършва основно почистване на архивохранилищата, съчетано с дезинфекция, дезинсекция и дератизация.

Чл. 23. В общия план на организацията за управление при кризи се включва раздел за действията и за учрежденския архив.

Чл. 24.
(1) Подреждането на документите в архивохранилищата се извършва по предварително изготвена схема, като се осигуряват средства за еднозначно идентифициране на местоположението на документите.
(2) Делата с общоадминистративни документи се поставят и съхраняват в твърди папки или в кутии. Твърдите папки и подвързаните томове се съхраняват във вертикално положение.

Чл. 25.
(1) Оригиналите и копията на научно-техническите документи се съхраняват в отделни помещения.
(2) Оригиналните конструкторски документи се съхраняват:
1. по формат и по възходящ ред на означенията за всеки формат и индекс на изделието или индекс на организацията;
2. по възходящ ред на означенията в рамките на индекса на изделието без разделяне по формати.
(3) Оригиналните технологични документи се съхраняват:
1. по вид технологични документи;
2. по видове работи;
3. комплексно - за всяка разработвана технология за изделие.
(4) Оригиналните проектни документи се съхраняват:
1. по части на проекта;
2. по подобекти със съответните части на проекта.
(5) Оригиналните научноизследователски документи се съхраняват по реда на постъпването им в техническия архив.
(6) Оригинали, изпълнени на формат, по-малки от А0, се съхраняват в разгънат вид или на рула.
(7) Допуска се сгъването на оригинали на проектни документи.
(8) Копията на научно-техническите документи се съхраняват в папки, съдържащи не повече от 150 листа с формат А4. При по-голям обем документите се обособяват в няколко тома.
(9) Допуска се и полистно съхраняване на копия на научно-технически документи.

Чл. 26. Аналогови аудио-визуални документи се съхраняват в кутии, като:
1. снимките се съхраняват в индивидуални пликове;
2. отделни части от филми (отделни кадри) се съхраняват в класьори;
3. микрофилмите се съхраняват навити на некорозивни метални или пластмасови ролки, поставени в кутии; проверяват се на всеки две години и при необходимост се правят копия; нестабилните (ацетатните) филми се изолират от другите и се дублират;
4. магнитни аудиоленти се съхраняват далече от магнитни полета.

Чл. 27. В помещенията, определени за архивохранилища, се съхраняват само документи.

Чл. 28. Достъп до архивохранилищата имат само длъжностните лица, отговарящи за съхраняването и използването на документите от архива, и в тяхно присъствие - лица, оторизирани да извършват контрол по опазването и съхраняването на документите.

Чл. 29.
(1) Документите в учрежденския архив се използват от служителите съгласно вътрешните правила.
(2) Външни потребители използват документите след разрешение от ръководителите на организациите съгласно разпоредбите на Закона за достъп до обществената информация.
(3) Изнасянето на документи извън организациите за нуждите на специализирани държавни органи се извършва съобразно действащото законодателство и след писмено нареждане от ръководителя на организацията.
(4) За всяко изнасяне и връщане на документи извън организациите се изготвя предавателно-приемателен протокол, в който се описват документите, определя се срокът за ползване и се декларира ангажиментът за връщането им в учрежденския архив.
(5) При установяване на липси и увреждания след връщането на документите в учрежденския архив се съставя протокол.
 
Чл. 30.
(1) За всяко посещение и използване на документите в учрежденския архив се води отчет в дневник по образец съгласно приложение № 3.
(2) На мястото на извадените за използване документи длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив, поставя заместител по образец съгласно приложение № 4.

Чл. 31. Длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив, проверява състава и състоянието на документите преди и след използване.

Раздел IV
Експертиза на ценността на документите и обработка на документите

Общи положения


Чл. 32. Експертиза на ценността на документите е процес на определяне на ценността им въз основа на критерии, определени в чл. 47.

Чл. 33. На експертиза подлежат всички документи, създадени в организацията или постъпили отвън.

Чл. 34.
(1) При закриване или заличаване на организация се извършва експертиза на ценността на документите при спазване разпоредбите на чл. 51 от ЗНАФ.
(2) При приватизация на организация се извършва експертиза на ценността на документите при спазване разпоредбите на § 4 от преходните и заключителните разпоредби от ЗНАФ.

Чл. 35. Експертизата включва следните етапи:
1. текуща експертиза;
2. междинна експертиза;
3. окончателна експертиза.
Текуща експертиза
Чл. 36. Текущата експертиза включва:
1. определяне на сроковете за съхранение на документите чрез изготвяне номенклатура на делата и списък на видовете документи;
2. формиране на делата по номенклатурата и подготовката им за предаване от структурните звена в учрежденския архив.

Чл. 37.
(1) Номенклатура на делата е систематичен списък на наименованията на делата, които предстои да се образуват от дейността на организацията, с посочени срокове за запазването им и обхваща всички документи.
(2) Номенклатурата се съставя и подписва от членовете на експертната комисия, одобрява се от ръководителя на организацията и се утвърждава от директора на съответния държавен архив.
(3) След утвърждаването й номенклатурата се внедрява от началото на следващата календарна година.

Чл. 38.
(1) Към номенклатурата на делата се изготвят класификационна схема, указание за прилагането й и списък на съкращенията.
(2) Класификационната схема е план, който определя реда на групиране на делата в раздели и подраздели според определени техни общи признаци, и може да бъде изградена на структурен, функционален или смесен принцип.
(3) В указанието за прилагане номенклатурата на делата се посочват специфичните особености, структурата, организацията на документите в делата съобразно техния носител, начините за прилагане на номенклатурата, индексацията на делата.

Чл. 39. В номенклатурата се посочват сроковете за запазване на делата в зависимост от ценността на включените в тях документи:
1. за постоянно запазване ("П") - с историческо значение, които се използват за научни и практически цели, и за нуждите на управлението; предават се за съхраняване в държавните архиви след изтичане на срока им по чл. 46, ал. 1 от ЗНАФ и извършване на експертиза;
2. с определен срок на запазване и знак "ЕК" - в които е възможно да бъдат отложени документи, подлежащи на постоянно запазване; след изтичане на определените срокове документите подлежат на преглед от експертната комисия с цел окончателно определяне на архивната им стойност;
3. за дългосрочно запазване (50, 75, 100, 130 години) - които имат дългосрочно справочно значение за функциите на организацията, за уреждане на трудово-правни и служебни отношения, имотно и гражданско състояние и др.; след изтичане на сроковете за съхраняване в организацията, посочени в закон, Държавна агенция "Архиви" определя тяхната архивна стойност;
4. с кратък срок на запазване - с временно-оперативно справочно значение.
 
Чл. 40. Номенклатурата на делата се оформя по образец съгласно приложение № 5.
 
Чл. 41. Списъкът на видовете документи със срокове за съхранение обхваща цялата документация на дадена организация и е по образец съгласно приложение № 6.
Междинна експертиза
Чл. 42. Междинна експертиза се извършва в учрежденския архив на определени интервали от време в зависимост от утвърдените в номенклатурата срокове, но не по-късно от 10 години.

Чл. 43. Междинната експертиза включва:
1. заделяне на неценни документи с изтекли срокове на съхраняване;
2. заделяне на документи за постоянно запазване.
 
Чл. 44.
(1) Неподлежащите на запазване документи се описват в акт за унищожаване по образец съгласно приложение № 7 след изтичане на определените срокове на съхраняване.
(2) Актът за унищожаване се подписва от членовете на експертната комисия и се утвърждава от ръководителя на организацията.
(3) Екземпляр от утвърдения акт се изпраща в двумесечен срок преди унищожаването на документите за сведение в съответния държавен архив.
(4) Когато представеният акт не отговаря на образеца, съответният държавен архив го връща за корекция.
(5) В срока по ал. 3 съответният държавен архив по своя преценка може да извърши проверка на предложените за унищожаване документи.
(6) При наличие в акта на ценни документи по смисъла на ЗНАФ съответният държавен архив незабавно извършва проверка на място и изготвя констативен протокол.
(7) В случаите, когато в акта не са включени ценни документи по смисъла на ЗНАФ, съответният държавен архив приема акта за сведение и уведомява писмено организацията.
 
Чл. 45. Документите, заделени за постоянно запазване, се оформят в дела и се описват в работен опис на ценните общоадминистративни документи по образец съгласно приложение № 8 и в работен опис на ценните научно-технически документи по образец съгласно приложение № 9.
Окончателна експертиза и обработка на документите
Чл. 46. (1) Окончателната експертиза се извършва в учрежденския архив след изтичане на срока, посочен в чл. 46, ал. 1 от ЗНАФ, и предварително съгласуване със съответния държавен архив, когато организацията е негов фондообразувател.
(2) Фондообразувателите на държавните архиви се определят по критерии, утвърдени от председателя на Държавна агенция "Архиви".
 
Чл. 47. Критерии за определяне ценността на документите са:
1. съдържание (значимост на информацията, повторяемост на информацията, цялост и завършеност на текста);
2. вид;
3. оригиналност и оформление;
4. значимост на автора;
5. физическо състояние;
6. комплектност и пълнота.

Чл. 48. Критериите за определяне ценността на документите се прилагат в тяхната взаимовръзка.

Чл. 49. Окончателната експертиза включва:
1. полистен преглед на делата със знак "П";
2. полистен преглед на делата със знак "ЕК";
3. определяне на делата, неподлежащи на запазване;
4. преглед на документите с дългосрочно справочно значение;
5. определяне на научно-техническите разработки, чиято документация подлежи на предаване в държавен архив.

Чл. 50. В резултат на експертизата документите се систематизират в 3 групи:
1. документи за постоянно запазване, подлежащи на предаване в държавен архив, които образуват архивния фонд на организацията;
2. документи с дългосрочно справочно значение, чиито срокове на съхранение не са изтекли и остават в организацията;
3. документи, определени като неценни, подлежащи на унищожаване.
 
Чл. 51.
(1) Документите за постоянно запазване, подредени по хронология, се оформят в архивни единици, на които се съставят заглавия.
(2) Заглавието за общоадминистративните документи включва вида на документите, автор, адресат, въпрос или въпроси, третирани в документите, място и време на събитието, характеристика на документите от гледна точка на оригиналност, техника на създаване, език, външни и други особености.
(3) Заглавието за научно-техническите документи включва наименование на разработката (изделието, технологичния процес, темата), оригиналност и език.
(4) Когато делото се състои от няколко тома, всеки том се обособява в отделна архивна единица. На архивните единици се поставя общо заглавие, включващо и поредния номер на том.
 
Чл. 52. На архивните единици, оформени в обем не повече от 250 листа, се извършва техническа обработка, която включва номериране, почистване от метални крепители, поставяне на заглавен лист по образец съгласно приложение № 10 и на заверителен надпис по образец съгласно приложение № 11.
 
Чл. 53. Резултатите от експертизата се оформят в следните документи на хартиен носител и в електронен формат:
1. за общоадминистративните документи:
а) инвентарен опис на документи за постоянно запазване по образец съгласно приложение № 12;
б) опис на документи с дългосрочно справочно значение по образец съгласно приложение № 13;
в) опис на документи, определени като неценни по образец съгласно приложение № 14;
2. за научно-техническите документи - инвентарни описи по образци съгласно приложения № 15, 16, 17 и 18;
3. историческа справка;
4. протокол на експертната комисия.

Чл. 54. Когато част от документите се създават на хартиен носител, а друга част са електронни, определените за постоянно запазване се описват в общ инвентарен опис.

Чл. 55.
(1) Инвентарният опис на документите за постоянно запазване включва заглавията на архивните единици, систематизирани по класификационна схема.
(2) Класификационната схема е план, определящ реда на групиране на архивните единици в описа, и е неразделна част от него.

Чл. 56. Инвентарният опис се състои от заглавен лист, класификационна схема, описателна част и рекапитулация.

Чл. 57. Заглавният лист съдържа:
1. наименованието на съответния държавен архив;
2. наименованието на фонда - пълното и съкратеното наименование на организацията (фондообразувател) в момента на регистриране в съответния държавен архив;
3. в хронологичен ред се изброяват всички промени в наименованията (от първото до последното) с означаване на крайните дати на всяко от тях;
4. фонд № .... (попълва се по списъка на фондовете в съответния държавен архив);
5. пореден номер на описа (дава се от съответния държавен архив);
6. начална и крайна дата на включените в описа документи;
7. брой на листовете на описа.

Чл. 58. В описателната част на инвентарния опис за всяка архивна единица се включва:
1. за общоадминистративни документи:
а) пореден номер;
б) индекс от класификационната схема на инвентарния опис;
в) заглавие;
г) начална и крайна дата на документите;
д) брой на листовете;
е) забележка;
2. за научно-техническите документи:
а) пореден номер;
б) шифър/индекс, определен в процеса на разработване на задачата;
в) заглавие;
г) година на разработване - записва се годината, в която е завършена разработката;
д) брой листове - текстови и графични;
е) организация - автор;
ж) забележка.

Чл. 59. В края на инвентарния опис се прави рекапитулация на общия брой описани архивни единици, изписани с цифри и думи.

Чл. 60.
(1) Историческата справка се състои от история на фондообразувателя и история на фонда.
(2) В историята на фондообразувателя се посочват:
1. обстоятелствата, при които е възникнала и функционирала организацията;
2. дата на създаване на организацията и нормативен акт, ведомствена подчиненост, предмет на дейност;
3. структура и функции на организацията;
4. промени в наименованието, функциите, структурата и подведомствената подчиненост на организацията с посочване на съответните нормативни актове;
5. обстоятелства и дата на закриване/заличаване на организацията с посочване на съответните нормативни актове.
(3) В историята на фонда се посочват:
1. сведения за историята на архивния фонд (начинът на формирането му);
2. поредността на експертизата, крайните дати и физическото състояние на документите в него;
3. сведения за липсващи ценни документи.

Чл. 61. Историческа справка се съставя при всяко предаване на документи в държавен архив. При всяко последващо предаване след първоначалното се съставя допълнение към историческата справка, като в частта "История на фондообразувателя" се отразяват само промените, настъпили в периода след последното предаване.

Чл. 62. Резултатите от експертизата се отразяват в протокол за работата на експертната комисия, в който последователно се отбелязват:
1. съставът на експертната комисия с посочване длъжността на всеки от членовете й;
2. използваните нормативни актове по време на експертизата;
3. периодът на документите, включени в съответните описи, и техният обем;
4. местонахождението на документите от справочен характер и длъжностното лице, отговарящо за тях;
5. мотивите за унищожаване на документите;
6. особени случаи, срещнати при експертизата, и тяхното разрешаване;
7. липсващи ценни документи и причините за това;
8. окончателните решения на експертната комисия.

Чл. 63. Подготвените от експертната комисия протокол, историческа справка и описи се представят в съответния държавен архив за експертна оценка от Експертно-проверочната комисия (ЕПК).

Раздел V
Предаване в държавен архив


Чл. 64. В едномесечен срок ЕПК разглежда заключенията на експертната комисия в организацията по експертизата за ценността на документите.
 
Чл. 65. След нанасяне на корекции в съответствие с решенията на ЕПК протоколът на експертната комисия, историческата справка и описите, изготвени в три екземпляра на хартиен носител, се подписват от членовете на експертната комисия и се одобряват от ръководителя на организацията.

Чл. 66.
(1) Инвентарният опис се утвърждава от директора на съответния държавен архив, а описите на делата за временно запазване от справочен характер и на делата, неподлежащи на запазване, се предоставят за сведение.
(2) Два екземпляра от изготвените по чл. 65 документи остават в съответния държавен архив, а един екземпляр се връща на организацията.
 
Чл. 67.
(1) Определените за постоянно съхраняване документи се предават в държавен архив с разписка за приемане/предаване в два екземпляра по образец съгласно приложение № 19 по утвърдения инвентарен опис, както следва:
1. опис на документи за постоянно запазване по образец съгласно приложение № 12;
2. опис на документи с дългосрочно справочно значение по образец съгласно приложение № 13;
3. опис на документи, определени като неценни по образец съгласно приложение № 14.
(2) Подготовката на документите, поставянето им в кутии и транспортирането им до архивохранилище на държавен архив се извършват от организацията за нейна сметка.

Глава четвърта
МЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ ОТ ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ


Чл. 68. Държавните архиви осъществяват контрол и методическо ръководство по съхраняването и опазването на документите в държавните и общинските институции, в учрежденския архив, по експертизата на ценността им и подготовката за предаването им за постоянно запазване.

Чл. 69. Разпорежданията и указанията на държавните архиви по отношение на документите - обект на Националния архивен фонд, са задължителни за всички организации по чл. 1, ал. 1.

Чл. 70.
(1) Превантивният, текущият и последващият контрол се осъществява от държавните архиви чрез планови (основни и контролни) и инцидентни проверки.
(2) Основните проверки се извършват за период, не по-дълъг от 5 години. При основните проверки се осъществява контрол по изпълнението на задълженията, произтичащи от ЗНАФ и наредбата. При констатирани нарушения се дават необходимите предписания със срокове за тяхното изпълнение.
(3) При контролните проверки се извършва контрол по изпълнението на предписанията от основните проверки. Допуска се извършването на втора контролна проверка в рамките на същата година за контрол по изпълнението на новите предписания.
(4) Инцидентните проверки се извършват при аварийни ситуации, бедствия, пожари, наводнения и по сигнал за установяване на унищожаване или увреждане на документи в дадена организация.

Чл. 71. Ръководителят на организацията може да поиска проверка от страна на съответния държавен архив.

Чл. 72. Резултатите от проверките се отразяват в протоколи и се обсъждат от представителя на съответния държавен архив и членовете на експертната комисия в присъствието на ръководителя на организацията.

Чл. 73. Методическото ръководство се осъществява чрез:
1. инструктажи на членовете на експертната комисия;
2. консултации при разработването на вътрешни правила за организацията и дейността на учрежденския архив;
3. консултации при създаването и организирането на учрежденски архив;
4. консултации при разработването и внедряването на номенклатури на делата и списъци на видовете документи със срокове за тяхното съхраняване;
5. експертна помощ при експертизата на ценността на документите, съставянето и оформянето на описите и актовете за унищожаване на документи.

Чл. 74. Държавните архиви организират обучение за работещите в учрежденските архиви и за членовете на експертните комисии.

Заключителни разпоредби


Параграф единствен. Наредбата се приема на основание чл. 52 от Закона за Националния архивен фонд.

Уебдизайн от Creative Partners